Bardzo często, po całym dniu pracy, wydaje nam się, że pomimo tego, że jeszcze rano mieliśmy jasny plan co chcemy zrobić, to na koniec dnia odnosimy wrażenie, że nic się nie ruszyło. Że kolejny dzień bezowocnie nam minął, że kolejne zadania tylko nawarstwiły nam się. Nic bardziej deprymującego.
Utrzymujący się dłużnej taki stan sprawić może, że przełożony zacznie dostrzegać nasz brak efektywności. Brak wydajności i efektywności, zacznie się odbijać na naszych nagrodach, zacznie wpływać na postrzegane nas jako pracownika. A od tego, do zaniżonej oceny okresowej jest już bardzo blisko.
Sytuacja taka, może, ale oczywiście nie musi, świadczyć o naszych problemach z organizacją czasu pracy.
Co to jest organizacja pracy?
Najkrócej ujmując, jest to wszystko to, co zmierza do efektywnego wykonywania postawionych przed nami zadań.
Jednak, aby ułożyć sobie właściwie swoje priorytety, musimy najpierw zdać sobie sprawę, że jest wiele czynników, które negatywnie wpływają na naszą pracę. A takich „rozpraszaczy” jest wiele.
Żyjemy w czasach, gdy media społecznościowe całkowicie zawładnęły naszym życiem. Facebook, Instagram, Twitter doskonale wiemy ile razy dziennie kuszą nas sprawdzeniem tego co się aktualnie dzieje. Czy nasza znajoma odpisała, gdzie koledzy pojechali na weekend, co wydarzyło się na świecie. Nasza myśl jest taka – to tylko sekunda, zobaczę, i będę dalej pracował. Jednak już wybiliśmy się z rytmu pracy, już nasze myśli szybują wokół innych zagadnień.
Innym „rozpraszaczem” są częste przerwy, które sobie robimy. Wypicie szybkiej kawy z koleżankami z pokoju obok wydaje nam się niegroźne. Jedna taka kawka rano, jedna na koniec dnia i nawet nie zdajemy sobie sprawę, że właśnie uciekła nam ponad godzina dnia pracy.
Albo wyjście na szybkiego papieroska. Palacze oburzają się, gdy zwraca im się uwagę. Jednak, każdy kto palił wie, że w ciągu ośmiu godzin pracy na jednym papierosie się nie kończy. Nałogowy palacz musi wypalić ich znacznie więcej. Licząc czas na dojście do palarni, wypalenie, powrót, i pomnożyć to razy liczbę takich wyjść, a okazuje się że duża część dnia pracy nam uciekła.
Bardzo często tracimy masę czasu szukając czegoś. Bałagan jest wrogiem każdego pracownika. Wydaje na się, że pismo powinno być w tym segregatorze, że ten numer telefonu mieliśmy zapisany na którejś z setek karteczek zaśmiecających nasze biurko. A czas ucieka. Oprócz podanych powyżej przykładów, na pewno każdy ma jeszcze kilka własnych „rozpraszaczy”.
Dlatego właśnie, aby nasz dzień pracy wyglądał w sposób uporządkowany, aby nasza organizacja dnia pracy wygadała dobrze,poza odrzuceniem wymienionych już rozpraszających elementów, musimy sobie już na początku dnia jasno nakreślić, co chcemy osiągnąć.
Jeżeli już będziemy wiedzieli co chcemy zrobić, jakie zadania na nas czekają, jesteśmy w stanie rozłożyć je w czasie. Przecież pracujemy nie od wczoraj i wiemy ile nam czasu zabierają poszczególne rzeczy.
To pozwoli na zrobić sobie na szybko harmonogram, dzięki któremu wiemy co mamy do zrobienia w danym dniu. Wiemy, jaki margines czasowy, na wykonanie tego sobie zakładamy.
Wyeliminowanie naszych przeszkadzających przyzwyczajeń i zrobienie małego harmonogramu już sprawi, że będzie nam łatwiej. Jednak, aby nasza optymalizacja dnia pracy była pełna, to musimy jeszcze nad sobą popracować. Monitorowanie efektów naszej pracy musi wejść nam w krew. Sprawdzanie, co jakiś czas, czy to co robimy mieści się jeszcze w naszych założeniach.
Ważne jest też, aby opanować pokusę odłożenia na później sprawy trudnej, denerwującej. Przecież zawsze tak jest, że tematy łatwe szybko ogarniamy, ale jeśli przychodzi zmierzyć się z trudniejszą materią, to nachodzi nas ochota, aby zostawić to na boku. W takich momentach właśnie odzywa się w nas myśl, żeby sprawdzić coś na Facebooku, albo odwiedzić koleżankę w pokoju obok obok.
Jeśli tak zrobimy, nasza całą organizacja się rozsypie. Musimy, w takiej sytuacji,skoncentrować się tylko i wyłącznie na naszym problemie. Nie ma nic gorszego, niż odkładanie trudnych spraw.
Ważnym elementem naszej nowej organizacji pracy jest sumienność. Jeśli będziemy robić coś na szybko, niedokładnie, to prędzej, czy później powróci do nas. I wówczas znowu zacznie się nam wszystko rozchodzić w szwach. Podobnie należy potraktować współpracownika, który nie wie, co to jest organizacja pracy i regularnie nam przeszkadza.
Można powiedzieć, że to wszystko truizmy. Bo tak jest. Wszyscy o tym wiemy, wszyscy zdajemy sobie sprawę z tego, co nam przeszkadza w pracy. Podsumować to można stwierdzeniem, że tylko wymagając od siebie i dyscyplinując się, będziemy mogli dobrze ułożyć swoją codzienną pracę.
