„Excel? Jasne, znam…”
Excela znają wszyscy. Może – a nawet na pewno – nie każdy potrafi z nim pracować, sporo osób umie wykorzystywać tylko część jego funkcjonalności i zatrzymuje się przed bardziej zaawansowanym poziomem, trudno jednak wyobrazić sobie współczesnego użytkownika komputerów osobistych (a więc właściwie każdego i każdą z nas), który nigdy nie słyszałby o tym programie i chociaż raz nie rzucił na niego okiem. Podobnie jak innych aplikacji z pakietu MS Office, Excela używa się właściwie wszędzie, a podstawowe umiejętności z jego zakresu są bardzo częstym wymaganiem dla osób ubiegających się o pracę na bardzo wielu stanowiskach. Niezależnie od tego gdzie dokładnie pracujemy, za co w firmie odpowiadamy i jak wyobrażamy sobie naszą zawodową przyszłość, z Excelem naprawdę wypada się trochę zaprzyjaźnić. Nie jest wcale tak straszny i trudny jak czasem się o nim mówi, za to nie raz może się nam przydać – niech Excel nie ma zatem przed nami żadnych tajemnic.
Trochę o konkretach.
MS Excel to arkusz kalkulacyjny, a więc program do wykonywania różnych obliczeń i przedstawiania danych w postaci zestawów tabel. Na rynku można znaleźć również inne arkusze kalkulacyjne, to jednak Excel dzierży wśród nich palmę pierwszeństwa. Nadaje się zarówno do prostych operacji, jak i do zaawansowanych działań na wielkich zbiorach danych. Dokumenty zapisywane w Excelu nazywa się skoroszytami; są one tworzone przez siatki komórek, w których umieszcza się liczby, tekst albo formuły. Komórki grupuje się w wierszach i kolumnach – obecne w nich dane można następnie sumować, sortować i filtrować. Excel posiada liczne funkcje, które pozwalają wykonywać różnego rodzaju zadania. Najczęściej wykorzystywaną z nich jest SUMA – oznacza ona po prostu sumowanie zapisanych w arkuszu wartości i można ją wykonać skrótem klawiaturowym ALT+=. Inne popularne funkcje to ŚREDNIA, ILOCZYN, JEŻELI, która służy do logicznych porównań wartości z oczekiwanymi wynikami i może generować dwa wyniki (jeden gdy porównanie jest prawdziwe i jeden gdy jest fałszywe), WYSZUKAJ i WYSZUKAJ.PIONOWO (pozwala łączyć dane z różnych tabel), MODUŁ.LICZBY do zwracania wartości bezwzględnej, PODAJ.POZYCJĘ (wyszukuje określony element w zakresie komórek i zwraca jego względną pozycję) czy zwracająca wartość lub odwołanie do wartości funkcja INDEKS.
Aby sprecyzować jakim dokładnie rodzajem danych się zajmujemy, można rozróżnić typy liczb przez formatowanie – w karcie „Narzędzia główne” znajduje się pole „Ogólne”, z którego wybieramy odpowiedni format; liczbowy, walutowy, księgowy, czasowy, procentowy, ułamkowy, naukowy, tekstowy czy zapisujący długą bądź krótką datę. Umożliwia to dopasowanie możliwości Excela do przedmiotu naszych zestawień i analiz. Kiedy dokonamy już wstępnych czynności, dobrym pomysłem jest utworzenie tabeli zawierającej nasze dane. W tym celu trzeba najpierw zaznaczyć komórki z danymi, przejść do przycisku „Szybka Analiza” i wybrać z niego pozycję „Tabele”. Podobnie jak formatowanie liczbowe, formatowanie tabel również wybieramy w Narzędziach głównych. Najszersze zastosowanie posiadają tabele przestawne. Pozwalają na zaawansowaną analizę danych, obliczenia i tworzenie podsumowań – to dzięki tabelom przestawnym możemy odkryć istotne wzorce i trendy, które dużo trudniej zauważyć przy ręcznym przeglądaniu danych. Lista pól w tabeli przestawnej umożliwia wybór danych, które się w niej znajdą; pól tekstowych i liczb. Sposób obliczania wartości w tabelach przestawnych można łatwo zmieniać – operacje domyślnie dokonują się na sumach (przy użyciu jednej z omówionych już funkcji), ale do wyboru pozostają również inne wartości, takie jak średnia czy wartość maksymalna albo minimalna. Od wersji MS Excel 2010 możliwe jest filtrowanie kilku tabel przestawnych jednocześnie dzięki opcjom „wstaw fragmentator” i „połączenia tabeli przestawnej”.
Excel to także wykresy, które pozwalają wizualizować dane w czytelny i przemawiający do odbiorcy sposób. Dostępne rodzaje wykresów to m.in kolumnowe, liniowe, kołowe, słupkowe, giełdowe, powierzchniowe, pierścieniowe. Aby stworzyć wykres, należy zaznaczyć dane i z pozycji „Wstawianie” wybrać „Polecane wykresy”. Z pozycji „Projektowanie” wybiera się „Dodaj element wykresu”, a następnie odpowiednie linie trendu, które pomagają zobrazować konkretne tendencje rozwojowe i uwypuklić ten aspekt analizowanych zjawisk, który nas interesuje; możemy wybrać typ liniowy, wykładniczy, prognozowany liniowy lub średnią ruchomą. Wykresy to integralny element wszystkich arkuszy kalkulacyjnych i, podobnie jak tabele przestawne, klarownie prezentują mechanizmy i zależności niewidoczne albo łatwe do przeoczenia przy danych w „surowej” postaci.
Przede wszystkim tabelki, ale nie tylko.
MS Excel to program o bardzo szerokim zastosowaniu, o ogromnym i często nieznanym szerzej potencjale. Poza użyciem w pracy oraz w celach biznesowych można go wykorzystywać do zarządzania domowym budżetem, planowania i kontrolowania codziennych wydatków, organizacji wyjazdów wakacyjnych czy nawet do układania zbilansowanej diety. To nie wszystko – dzięki zaimplementowanemu w Excelu językowi programowania VBA (Visual Basic for Applications), w programie tym można tworzyć aplikacje czy gry. Mało tego – są na świecie ludzie, którzy używają Excela do tworzenia artystycznych grafik. Oczywiście jest to już mocno niszowy i marginalny przykład tego co może zaoferować nam Excel, dobrze jednak obrazuje skalę zróżnicowania obecnych w nim możliwości. Warto je dobrze poznać i zgłębić; MS Excel naprawdę nie musi mieć przed nikim żadnych tajemnic.
